Bruno Henrique de Macedo Machado

Olá, sou Bruno Henrique de Macedo Machado, gerente de tecnologia da Anima Educação, grupo educacional brasileiro que atende 37.000 alunos no ensino superior em Belo Horizonte e Santos.

A partir de hoje, manterei esse blog, onde tratarei sobre Gerência de Projetos, Gestão de Tecnologia, Indicadores de desempenho e Gestão de Pessoas.

Para estrear o espaço, optei por um assunto muito relevante dentro dos departamentos de TI: como captar recursos e priorizar projetos de forma transparente e alinhada ao negócio?  

Contextualização do problema:Há um desejo incipiente na alta direção das empresas pela transparência do que é feito pela área de TI. Faz parte do tão famoso, e já superado, alinhamento da TI com o negócio.

O desafio do gestor da TI passa a ser a definição e incorporação de um critério claro e palatável de captação e priorização de projetos.

A proposta deste artigo é compartilhar nossas lições aprendidas na definição e operacionalização de um processo de captação e priorização de projetos de TI.

O método descrito a seguir foi aplicado em uma empresa de médio porte, com aproximadamente 3000 funcionários, faturamento de 300 Milhões e capacidade produtiva de 30.000 horas/ano em projetos de TI.

Detalhamento do processo:

1. Objetivo: Estruturar a captação e priorização das demandas de tecnologia, tornando claro para os clientes o que será feito no próximo ciclo orçamentário anual.

2. Etapas: O processo é constituído de seis etapas, conforme afigura abaixo e detalhamento. 

2.1.Captação: Consiste na definição de um período para captação de projetos. Atualmente trabalhamos com a captação anual de projetos através de um formulário publicado na Intranet da empresa. Todos os clientes precisam preenchê-los no período definido, minimamente com as seguintes informações:

• Classificação do investimento e projeto (dados cadastrais do projeto, cliente e a priorização a partir da adequação, importância e peso).
• Descrição da demanda
• Impactos e riscos da não implementação (caso não seja aprovado)
• Benefícios diretos (qualitativos e financeiros)
• Benefícios indiretos (qualitativos e financeiros)

2.2. Pré-análise: Nesta fase a equipe do PMO analisa os projetos registrados durante a captação e complementa a classificação do investimento com a visão do PMO. Desta forma asseguramos que a priorização acontece com a participação do cliente e PMO.Exemplo das variáveis consideradas pelo PMO na priorização de projetos:

2.3.Sugestão de priorização: A partir da priorização feita pelo cliente e escritório de projetos, é gerada a lista sugerida de projetos, ordenados pela prioridade resultante das análises do escritório e cliente. A priorização pode ser alterada trimestralmente nos períodos de revisão orçamentária. Nestas janelas, abrimos novamente a captação e priorização.

2.4.Comitê: Grupo de diretores que analisa e aprova a lista sugerida de projetos. É imprescindível a participação de diretores das áreas clientes.

2.5.Definição de portfólio: A lista é publicada na intranet da empresa e todos os clientes que demandaram de projetos são informados sobre o porfólio aprovado.

2.6.Planejamento e execução dos projetos: Aprovado o portfólio para o ano seguinte, dá-se início aos esforços de planejamento de cada projeto. Primeiramente definimos o cronograma macro de cada iniciativa e planejamos em detalhes as iniciativas que entrarão na pauta nos primeiros meses do ano.

Vários fatores são considerados nesta fase: calendário dos recursos, períodos críticos e oportunidades para o negócio e fluxo de desembolsos. O processo acima auxilia na gestão das demandas de TI, garantindo o alinhamento com as necessidades do negócio e preserva a área dos desgastes gerados pela briga por espaço em sua agenda.

No próximo artigo falarei sobre as ferramentas tecnológicas necessárias para implementar a iniciativa e das rotinas, indicadores e controles existentes em nosso escritório de projetos.

Abraços!

Bruno Henrique de Macedo Machado

Referências: Camanho consultores – http://www.camanho.com.br/

INDG - http://www.indg.com.br/ 

Colaboradores: José Arnaldo Vilela e Hugo Vinícius de Jesus Aguiar – Anima Educação